公文協 貸館ソリューションのご案内

「公文協 貸館ソリューション」とは、文化施設向けにクラウドサービスで提供する、価格的には安価で、内容的にはホール系文化施設の独特な運用に対応した、痒いところに手が届く事を目指した公共施設予約管理システムです。

このようなことで、お悩みではないですか?

解決をお手伝いします。

全国公文協が協力会社とのタイアップによりご提案する
低価な施設予約管理のクラウドサービス
「公文協 貸館ソリューション」(略称:公貸館)

2018年11月より施行開始。2019年1月本格稼働!

貸館業務に必要な機能がそろっています。
等々
貸館ソリューションで得られる効果

~システム化を大幅なコストダウンで実現~

ご利用料金(予定)

協力企業と協議の上決定しますが、現段階での費用の目安は以下の通りです。

フル機能のご利用料金
初期費:30万~70万円 (部屋数により) (出張費は別途)
運用費:3~7万円/月(部屋数により)
フル機能を使わず、空き状況をWEB照会する機能のみ
無料

基本機能のご紹介(一部抜粋)

施設予約の基本フロー
  1. 空き状況を調べ仮押さえする
    • 空き状況を確認する(WEB/窓口/電話)
    • 施設を確保する(WEB/窓口/電話)
  2. 申請書類を受理し仮予約にする
    • 申し込みに必要な書類を受理する
    • 予約内容を登録する
    • 減免、営利加算があれば登録する
  3. 申請内容を審査する
  4. 【前納の場合】許可する前に施設利用料を請求・入金
    • 見積書を発行する
    • 請求書を発行する
    • 利用料を入金する
    • 領収書を発行する
  5. 利用を許可する
    • 利用許可書を発行する
    • あれば減免許可書を発行する
  6. 【後納の場合】許可した後に施設利用料を請求・入金
    • 見積書を発行する
    • 請求書を発行する
    • 利用料を入金する
    • 領収書を発行する
  7. 利用前の準備/打ち合わせ
    • 舞台、音響、照明、駐車台数などを打ち合わせする
  8. 利用当日の仕込・本番・撤収・精算
    • 鍵の貸出し及び返却
    • 利用した備品や調整金を入力する
    • 備品利用料や調整金を請求/入金する
    • 延長した場合の利用料を清算する
    • 領収書を発行する
予約台帳の電子化で、紙ベースの問題点を解決
  • 情報を1画面に集約。判りやすく使いやすく工夫
  • 予約状態(仮押さえ,仮予約,許可)と、支払状況(期日前,要督促,完納,無料)をカラー判別
  • データベースで一元管理され、職員パソコンで共有
  • 音漏れや、音を嫌う利用目的の予約をアラート表示
  • 職員への告知、利用者へお知らせすべき事を表示
会員施設のWEBサイト、全国公文協サイトの施設検索から利用状況(空き状況)を照会
許可書系帳票は別途カスタマイズ可能
統計・評価などに利用できる約20種類の集計帳票